Hjem > Løn og arbejdsliv > Tjenstlig samtale

Tjenstlig samtale

En tjenstlig samtale handler om, at du enten har udført dit arbejde utilfredsstillende, eller har haft en adfærd, din leder ønsker ændret. Du bør forberede dig godt inden.
Baggrunden for en tjenstlig samtale er, at din leder vurderer, at din adfærd er utilfredsstillende eller uacceptabel. Det kan f.eks. være din opgaveløsning, kvaliteten af udførelsen af arbejdet, overskridelse af beføjelser eller retningslinjer, eller en uhensigtsmæssig adfærd.

Hvad er formålet med en tjenstlig samtale?

Formålet med en tjenstlig samtale er at gøre dig klart, hvilke forhold din leder oplever som utilfredsstillende eller uacceptable, og hvordan du skal agere fremover.

Det er din leders ret - men også pligt - at give udtryk for sine ønsker til arbejdets udførelse og din adfærd. Det er også i din interesse at få en konstruktiv tilkendegivelse, hvis du ikke lever op til lederens forventninger.

Indkaldelsen til en tjenstlig samtale skal ske skriftligt.

Efter samtalen skal det være klart for både dig og din leder:

  • Hvad problemet er
  • Hvad du og din leder skal gøre for at løse problemet
  • Hvilken tidsfrist der er sat til at løse problemet

Det vil typisk stå i et referat eller i en eventuel advarsel.

Referatet af en tjenstlig samtale kan blive brugt, hvis det kommer til en evt. senere afskedigelsessag. Her skal din leder som hovedregel kunne dokumentere, at ledelsen tidligere har påtalt de utilfredsstillende forhold over for dig, uden at du har rettet op.    

Hvad skal fremgå af indkaldelsen til samtalen?

Der er en række formelle krav til en tjenstlig samtale:

  • Indkaldelsen skal være skriftlig
  • Der skal være en konkret beskrivelse af, hvad I skal tale om
  • Din leder skal kunne give eksempler på de forhold, som denne finder utilfredsstillende eller uacceptable

Der skal som udgangspunkt være tale om ting, der kan dokumenteres. Information om antagelser og episoder, som lederen har hørt om fra andre, bør du have udleveret forud for den tjenstlige samtale i form af kopier af klager/notater.

Der bør også stå i indkaldelsen, at du har ret til at tage en bisidder med.

Din leder vil som udgangspunkt kun kunne tage ting op i samtalen, der er nævnt i indkaldelsen.

Skal jeg tage en bisidder med?

Etf anbefaler, at du tager en bisidder med, hvis du bliver indkaldt til en tjenstlig samtale.

Bliver du indkaldt til en uformel samtale, der har karakter af en tilrettevisning, vil der som regel ikke være grund til at medbringe en bisidder. Tværtimod kan det medvirke til at optrappe situationen. Det er ikke sikkert, det er helt så alvorligt ment fra lederens side.

Ændrer samtalen karakter undervejs og bliver mere alvorlig, kan du bede om at mødet bliver afbrudt og udsat, så du får mulighed for at medbringe en bisidder.

Hvad er tillidsrepræsentantens rolle?

Du skal sammen med din tillidsrepræsentant vurdere, om der skal en bisidder med til samtalen. Det er ikke noget, din leder kan beslutte.

Du vælger selv, hvem du ønsker at tage med som bisidder til en tjenstlig samtale. Har du en tillidsrepræsentant, vil Etf dog anbefale, at du beder vedkommende om at deltage. Det skyldes, at en sådan samtale oftest er en stor belastning for dig som medarbejder.

Det kan i den situation være svært at ”høre”, hvad der bliver sagt, og huske de råd, der bliver givet. Det er derfor godt at have én at støtte sig til, som du efterfølgende kan vende samtalen med.

Tillidsrepræsentantens rolle er også at sikre, at de formelle regler og aftaler for en tjenstlig samtale/advarsel bliver overholdt, og at samtalen bliver så konstruktiv som muligt.

Hvordan forbereder jeg mig til samtalen?

Det er vigtigt, at du forbereder dig grundigt. Den tjenstlige samtale er en mulighed for at præsentere din opfattelse af de forhold, der bliver påtalt. Du kan også medvirke til, at forløbet bliver så konstruktivt som muligt.

Du og din tillidsrepræsentant bør gennemgå de gældende regler og finde kernen i problemet. I skal undersøge den lokale personalepolitik og drøfte, hvilke mål du kan have for samtalen.

I skal indbyrdes afklare jeres roller. Det er dig, der er indkaldt til samtale, og derfor skal du føre ordet. Tillidsrepræsentanten har en lyttende og opsamlende rolle og sikrer, at de formelle krav bliver overholdt.

Både du og din tillidsrepræsentant er velkommen til at kontakte Etf for at få råd og vejledning i den konkrete situation

Advarsler

Hvad skal en advarsel indeholde?

Formålet med en advarsel er, at du skal rette op på et eller flere kritisable forhold. Det er vigtigt, at du forstår, hvilken adfærd eller handlinger din leder vil have, du skal ændre fremover.

Derfor skal din leder:

  • Beskrive og dokumentere den uacceptable adfærd så udførligt som muligt. Beskrivelser som ”ikke godt nok”, ”manglende kvalitet i arbejdet” eller ”samarbejdsvanskeligheder” er ikke tilstrækkeligt. De skal uddybes yderligere, da beskrivelserne skal være klare og utvetydige
  • Begrunde, hvorfor adfærden er uacceptabel
  • Angive præcist, hvordan dit arbejde skal udføres, og/eller hvordan din adfærd ønskes fremover
  • Fastsætte en frist for, hvornår forholdene som ønskes ændret skal være rettet op

Du har ret til at få mulighed for at kommentere på de faktiske omstændigheder, der ligger til grund for advarslen, se nedenfor.

Hvis du ikke mener, at advarslen er berettiget, skal du straks gå til din tillidsrepræsentant eller kontakte Etf. Hvis du ikke gør indsigelse mod en skriftlig advarsel, har du formelt accepteret den.

Hvordan gives en advarsel?

En advarsel bør være skriftlig og indeholde en beskrivelse af de kritisable forhold; hvordan du i stedet skal gøre; hvilke konsekvenser det får, hvis dette ikke sker samt et tidspunkt for en opfølgende samtale.

En advarsel skal:

  • Være præcis
  • Beskrive ønsket adfærd
  • Angive konsekvenser
  • Beskrive opfølgning

Forældelse

En advarsel kan være tidsbegrænset, og der bør stå i advarslen, hvilken periode den gælder for. En advarsel kan nemlig forældes og derefter ikke længere indgå som et sagligt grundlag for en afskedigelse.

Hvor lang tid, der går, inden en advarsel mister sin virkning, afhænger af, hvad den er givet for. Umiddelbart vil advarsler vedrørende mindre væsentlige forhold (f.eks. at komme for sent om morgenen) forældes efter en kortere periode, mens alvorligere forhold først forældes efter længere tid.

Partshøring

Er du offentlig ansat, skal din leder partshøre dig, inden du får en advarsel.

Partshøringen kan være mundtlig og ske til samtalen. Etf anbefaler dog, at du beder om en skriftlig partshøring, hvis din leder oplyser, at du vil få en advarsel.

Det betyder, at du får en skriftlig redegørelse for sagens faktiske omstændigheder. Partshøringen skal sikre, at du som part får mulighed for at sætte dig ind i og kommentere på lederens beslutningsgrundlag, inden afgørelsen bliver truffet.

Hvad betyder en advarsel for min ansættelse?

En advarsel skal tages meget alvorligt. Hvis du ikke efterlever den, kan det betyde, at din leder vælger at afskedige dig.

Ved grov misligholdelse eller ved gentagelser af den uønskede adfærd, kan din leder bortvise dig.

Opfølgning

Hvis din leder har givet en advarsel om et bestemt forhold, mister advarslen sin ansættelsesretlige virkning, hvis din leder ikke følger op på advarslen.

Det betyder, at hvis din leder ikke f.eks. holder aftalte opfølgende samtaler, må lederen reelt starte forfra med en ny advarsel. Det gælder også, hvis advarslen bliver forældet.

Har du tidligere fået en advarsel, kan den få betydning, hvis du senere får en ny advarsel for samme forhold.

Sidst opdateret
26.02.2019