Elefanten er i rummet. Du kan mærke, at ikke alle får sagt højt, hvad de mener om det emne, der er på dagsordenen, og det spænder ben for den rigtig gode samtale.

I Afdeling for Ergo- og Fysioterapi på Rigshospitalet har man via et intenst arbejde med feedbackkultur i de senere år bl.a. forsøgt at komme den slags elefanter til livs og give rum for bedre samtaler om det, der er svært. Og det virker, fortæller udviklingsergoterapeut Kate Allen Christensen fra Afdelingen for Ergo- og Fysioterapi:

"Feedback er en af de vigtigste og dårligst udnyttede ressourcer på mange arbejdspladser. Og det er ikke, fordi de fleste er bange for at modtage feedback, det er fordi vi er bange for at give den.

Morten W. Andersen

- Vi har fået et fælles sprog for, hvordan vi kan italesætte det, der ikke altid er så let at sætte ord på, siger hun og nævner med et eksempel den berømte elefant i rummet.

- Hvis jeg på et møde har ordet, og jeg ser, at der er en, der sidder og rynker panden, så kan jeg fx sige: ”Jeg kan se, at du rynker på panden, og derfor bliver jeg i tvivl om, hvorvidt vi egentlig er enige, og det har jeg brug for at vide …” Vi har alle et ansvar for at italesætte det, hvis der er en elefant i rummet. Men det er blevet lettere, fordi vi via arbejdet med feedbackkultur har indgået en tavs kontrakt om, at det er tilladt at sætte ord på det, der ellers godt kan være svært.

Ifølge Morten W. Andersen, der er chef for arbejdsmiljø og ledelse på Rigshospitalet og den ene af to forfattere til bogen ”Feedback uden drama” er der et stort potentiale i at arbejde med feedback.

- Feedback er en af de vigtigste og dårligst udnyttede ressourcer på mange arbejdspladser. Og det er ikke, fordi de fleste er bange for at modtage feedback, det er fordi vi er bange for at give den. Vi frygter, at det skader vores relationer og ødelægger samarbejdet, hvis vi deler vores ærlige oplevelse af det, der ikke fungerer for os, og derfor lader vi være. Men i virkeligheden sker der det modsatte, siger Morten W. Andersen og uddyber:

- Når vi ikke deler vores oplevelse, ødelægges samarbejdet. Ikke nødvendigvis med det samme, men over tid. Når vi derimod tager chancen og udtrykker, hvad der foregår i os, styrker vi forholdet til andre.

- De fleste samarbejdsproblemer skyldes ikke det, der bliver sagt, men alt det, der IKKE bliver sagt, tilføjer arbejdsmiljøchefen og forklarer, at feedback er grundlæggende nødvendig, fordi vi alle har vores egen unikke forståelse af verden, af os selv og af andre mennesker:

- Den forståelse bruger vi til at navigere i livet. Men fordi vores forståelse er forskellig fra alle andres, sker der det, at så snart vi bevæger os lidt ned under overfladen, så bliver det, som vi forstår, når vi kommunikerer, helt forskelligt. Derfor kan vi holde et succesfuldt møde, som alle andre synes er en katastrofe. Vi kan sende en venlig sms, der bliver opfattet som en hån. Vi kan give præcis information, som bliver fuldstændig misforstået. Men hvis vi ikke får feedback, aner vi det ikke.

"Vi har alle et ansvar for at italesætte det, hvis der er en elefant i rummet.

Kate Allen Christensen

Formålet med relationel feedback er derfor netop at give andre indblik i ens egen opfattelse af virkeligheden, så de i samarbejdet får en bedre information at arbejde med, som Morten W. Andersen forklarer.

Trygt arbejdsmiljø

En god feedbackkultur kommer ikke af sig selv. I Afdeling for Ergo- og Fysioterapi på Rigshospitalet er den løbet i gang af kurser og workshops, og til hverdag bliver den understøttet af bl.a. lommekort ligesom en onboardingvideo klæder nyansatte på med viden om de tavse kontrakter og fælles metoder. En gang om året genopfrisker de metoderne i en fælles supervision- og feedback-uge.

Feedbackkulturen bygger på en anerkendende tilgang. Grundstenen er, at andres hensigt altid er god, forklarer Kate Allen Christensen og fortæller, hvordan den anerkendende tilgang langsomt fletter sig ind i den måde, hun og kollegaerne kommunikerer på, og også gør hendes arbejdsmiljø mere trygt.

- Det at vi har en aftale om, at det er o.k., at vi siger ting til hinanden, også selv om de kan være svære, det giver en tryghed i samarbejdet. Jeg ved, at jeg kan sige det, hvis der er et eller andet, jeg undrer mig over hos de andre. Det kan være en adfærd, som virker generende – fx forstyrrende snak i storrumskontoret. Eller det kan være måden, man taler til patienterne på, som er anderledes end min egen. Omvendt ved jeg, at de andre vil komme til mig og sige det, hvis jeg gør noget, der generer dem, eller som de undrer sig over. Det gør mig tryg, siger Kate Allen Christensen.

Må jeg dele nogle tanker med dig?

Arbejdet med feedbackkulturen er bundet op på nogle metoder, hvor bestemte formuleringer er en del af konceptet. Hos Rigshospitalets ergo- og fysioterapeuter har det givet et fælles sprog, som bl.a. fungerer godt i mødekulturen, hvor det ikke kun kan handle om at tage ansvar og få punkteret elefanten i rummet, men også ofte blot handler om at få et møde tilbage på sporet, hvis man har en fornemmelse af, at snakken er på vej ud ad en tangent, fortæller Kate Allen Christensen:

- Det er blevet helt normalt, at man fx lige siger: ”Jeg stopper os lige, for selv om det, vi diskuterer lige nu, er meget spændende, tror jeg, at vi er på vej væk fra vores dagsorden…” Så ved alle, hvad det handler om, og vi kan evt. aftale at tage det aktuelle emne op senere og gå tilbage til den egentlige dagsorden.

Nogle af metodernes feedback-formuleringer har Kate dog måttet tygge lidt på, fortæller hun:

- En stor del af kulturen er, at vi selv kan bede om at få feedback på noget, eller vi kan tilbyde at give en anden feedback, og her ligger der i metoderne nogle faste formuleringer som fx ”Må jeg give dig feedback?”. I starten slog min tunge krøller, når jeg skulle sige den sætning, men nu har jeg øvet mig og fundet mine egne ord, så jeg i dag i stedet siger: ”Må jeg dele nogle tanker med dig?”, og det fungerer godt.

- Når man skal forandre en kultur, må man tænke kreativt og turde sige, at det, der virker for én, måske ikke virker for en anden. Men det er jo ikke anderledes end i vores ergoterapi, hvor vi tilpasser vores interventioner til den enkelte, smiler Kate Allen Christensen.