Bliver du indkaldt til en tjenstlig samtale, skyldes det enten, at din leder mener, du har udført dit arbejde utilfredsstillende, eller at du har haft en adfærd, din leder ønsker ændret. Her kan du læse, hvordan du skal forholde dig, hvis du bliver indkaldt til en tjenstlig samtale.
Det er din leders pligt og ret at give udtryk for sine ønsker til arbejdets udførelse og til din adfærd. Det er også i din interesse at få en konstruktiv tilkendegivelse, hvis du ikke lever op til din leders forventninger.
Hvis din leder vurderer, at din adfærd er utilfredsstillende eller uacceptabel, kan du blive indkaldt til en tjenstlig samtale. Det kan fx være på grund af din opgaveløsning, kvaliteten af, hvordan du udfører dit arbejde, at du har overskredet beføjelser eller retningslinjer eller har udvist uhensigtsmæssig adfærd.
Bliver du indkaldt til en tjenstlig samtale, er de formelle krav til indkaldelsen:
- Indkaldelsen skal være skriftlig
- Der skal være en konkret beskrivelse af, hvad I skal tale om
- Din leder skal kunne give eksempler på de forhold, som denne finder utilfredsstillende eller uacceptable
Din leder vil som udgangspunkt kun kunne tage ting op til samtalen, der er nævnt i indkaldelsen, og som udgangspunkt skal der være tale om ting, der kan dokumenteres. Antagelser og episoder, som lederen har hørt om fra andre, bør du have udleveret forud for den tjenstlige samtale i form af kopier af klager eller notater.
Det bør desuden fremgå af indkaldelsen, at du har ret til at tage en bisidder med.
Bisidder til en tjenstlig samtale
ETF anbefaler, at du tager en bisidder med, hvis du bliver indkaldt til en tjenstlig samtale. Du vælger selv om og eventuelt hvem, du ønsker at tage med til en tjenstlig samtale, men ETF anbefaler, at du beder din tillidsrepræsentant om at deltage.
Bliver du til gengæld indkaldt til en uformel samtale, der har karakter af en tilrettevisning, vil der som regel ikke være grund til at medbringe en bisidder. Tværtimod kan det medvirke til at optrappe situationen. Det er ikke sikkert, samtalen er så alvorligt ment fra lederens side.
Ændrer den uformelle samtale karakter undervejs og bliver mere alvorlig, kan du bede om at mødet bliver afbrudt og udsat, så du får mulighed for at medbringe en bisidder.
Hvordan forbereder du dig til en tjenstlig samtale?
Den tjenstlige samtale er en mulighed for, at du kan præsentere din opfattelse af de forhold, der bliver påtalt i indkaldelsen. Du kan også medvirke til, at samtalen forløber så konstruktivt som muligt. Derfor er det vigtigt, at du forbereder dig grundigt – og meget gerne med din tillidsrepræsentant.
Du og din tillidsrepræsentant bør gennemgå de gældende regler og finde kernen i problemet. I skal undersøge den lokale personalepolitik og drøfte, hvilke mål du kan have for samtalen.
I skal indbyrdes afklare jeres roller. Det er dig, der er indkaldt til samtale, og derfor skal du føre ordet. Tillidsrepræsentanten har en lyttende og opsamlende rolle og sikrer, at de formelle krav bliver overholdt.
Både du og din tillidsrepræsentant er velkommen til at kontakte ETF for at få råd og vejledning i den konkrete situation.
Resultatet af en tjenstlig samtale
Efter den tjenstlige samtale skal det være klart for både dig og din leder:
- Hvad problemet er
- Hvad du og din leder skal gøre for at løse problemet
- Hvilken tidsfrist der er sat til at løse problemet
Det vil fremgå af et referat fra samtalen. Offentlige arbejdsgivere har notatpligt og skal derfor skrive og sende dig et referat af den tjenstlige samtale. Hvad med ikke-offentlige arbejdsgivere?
Referatet kan blive brugt, hvis det kommer til en eventuelt senere afskedigelsessag, hvor din leder skal kunne dokumentere, at ledelsen tidligere har påtalt de utilfredsstillende forhold over for dig, uden at du har rettet op.
Du bør drøfte referatet med din TR, når der foreligger et udkast, så du har mulighed for at byde ind med, om det er retvisende i forhold til dine udsagn, om konklusionerne deri er klare, og hvad de betyder. Du har altid ret til at formulere dine egne udsagn til referatet. Du/I kan også kontakte ETF for råd og vejledning.
Hvad er forskellen på en tjenstlig samtale og en advarsel?
En tjenstlig samtale har til formål at afklare de forhold, din leder oplever som utilfredsstillende eller uacceptable, og hvad der skal gøres fra både din leders og din side for at løse det. Oftest kommer en tjenstlig samtale forud for en advarsel, som er skriftlig, og af samme årsag har du mulighed for at få en bisidder med til en tjenstlig samtale – det har du ikke ved en advarsel. Er du offentligt ansat skal du imidlertid partshøres, inden du får en advarsel.
Advarsel – hvordan skal du forholde dig?
Formålet med en advarsel er, at du skal rette op på et eller flere kritisable forhold. Det er vigtigt, at du forstår, hvilken adfærd eller handlinger din leder vil have, du skal ændre fremover, så du kan undgå, at det fører til en afskedigelse eller i værste fald en bortvisning .
En advarsel er skriftlig og indeholder en præcis beskrivelse af din uacceptable adfærd, hvordan du skal rette op på den, hvilke konsekvenser det får, hvis du ikke gør det, og hvornår der vil blive fulgt op på det med en opfølgende samtale.
Din leder skal altså:
- Beskrive og dokumentere den uacceptable adfærd så udførligt som muligt. Beskrivelser som ”ikke godt nok”, ”manglende kvalitet i arbejdet” eller ”samarbejdsvanskeligheder” er ikke tilstrækkeligt. De skal uddybes yderligere og gerne med eksempler, da beskrivelserne skal være klare og utvetydige.
- Begrunde, hvorfor adfærden er uacceptabel.
- Angive præcist, hvordan dit arbejde skal udføres, og/eller hvordan din adfærd ønskes fremover.
- Fastsætte en frist for, hvornår de forhold, som ønskes ændret, skal være rettet op.
Hvis du ikke mener, at advarslen er berettiget, skal du straks gå til din tillidsrepræsentant eller kontakte ETF. Hvis du ikke gør indsigelse mod en skriftlig advarsel, har du formelt accepteret den.
En parthøring betyder, at du får en redegørelse for sagens faktiske omstændigheder, og den skal sikre, at du som part får mulighed for at sætte dig ind i og kommentere på lederens beslutningsgrundlag, inden afgørelsen bliver truffet.
Partshøringen kan være mundtlig og ske til en tjenstlig samtale , men ETF anbefaler, at du beder om en skriftlig partshøring, hvis din leder oplyser, at du vil få en advarsel.
Det bør stå i din advarsel, hvilken periode den gælder for, da en advarsel kan forældes og derefter ikke længere være sagligt grundlag for en afskedigelse.
Hvor lang tid, der går, før en advarsel mister sin virkning, afhænger af, hvad den er givet for, og det bør fremgå af den skriftlige advarsel, hvad tidsbegrænsningen er – ellers skal du bede om det.
Advarsler vedrørende mindre væsentlige forhold som at komme for sent forældres efter en kortere periode, mens alvorligere forhold forældres efter længere tid.
Hvis din leder har givet en advarsel om et bestemt forhold, mister advarslen sin ansættelsesretlige virkning, hvis din leder ikke følger op på advarslen.
Det betyder, at hvis din leder fx ikke holder de opfølgende samtaler, som er aftalt, må lederen reelt starte forfra med en ny advarsel. Det gælder også, hvis advarslen bliver forældet.
Har du tidligere fået en advarsel, kan den få betydning, hvis du senere får en ny advarsel for samme forhold.
