Når du bliver indkaldt til en samtale med din arbejdsgiver skal du på forhånd gøre dig klart, hvilken type samtale der er tale om, og forberede dig i overensstemmelse hermed.

Formålet med afholdelse af en tjenstlig samtale er at give medarbejderen en klar tilkendegivelse af, hvilke forhold arbejdsgiver oplever som utilfredsstillende, og hvordan man vil have at medarbejderen skal agere fremover.
Det er arbejdsgiverens ret - men også pligt - at tilkendegive sine ønsker til arbejdets udførsel og medarbejderens adfærd, og det er omvendt også i medarbejderens interesse at få en konstruktiv tilkendegivelse såfremt man ikke lever op til arbejdsgiverens forventninger.

Tilrettevisning

Såfremt du indkaldes til en samtale, der har mere karakter af en tilrettevisning vil der som regel ikke være grund til at medbringe en bisidder, tværtimod kan det medvirke til at skærpe omstændighederne og tilføre samtalen en tyngde og alvor, som måske oprindeligt ikke har været hensigten fra lederens side.
Skulle det i løbet af samtalen imidlertid vise sig, at den er af en mere alvorlig karakter - en egentlig tjenstlig samtale - bør du afbryde mødet og bede om udsættelse med henblik på at medbringe en bisidder.

Den formelle tjenstlige samtale

Den mere formelle tjenstlige samtale er en mere alvorlig påtale af medarbejderens indsats. Referatet af en sådan samtale vil være gældende som et juridisk grundlag i forbindelse med en evt. senere afskedigelsessag, hvor sagligheden af opsigelsen skal dokumenteres og ofte vil en tjenstlig samtale blive fulgt op af en skriftlig advarsel.

Der er en række formelle krav til en tjenstlig samtale:

• Det skal konkret fremgå af indkaldelsen til den tjenstlige samtale, hvad man skal tale om. Arbejdsgiveren skal kunne komme med eksempler på de forhold som er utilfredsstillende og disse eksempler skal fremgå af indkaldelsen til den tjenstlige samtale.
• Arbejdsgiveren vil som udgangspunkt kun kunne tage ting op i samtalen, som er nævnt i indkaldelsen til medarbejderen.
• Der skal som udgangspunkt være tale om beviselige ting. Antagelser og episoder som arbejdsgiveren har fået meddelt af andre, bør medarbejderen have udleveret forud for den tjenstlige samtale i form af kopier af klager/notater.

Det er vigtigt at du forbereder dig grundigt til en tjenstlig samtale, så du får mulighed for at præsentere din opfattelse af det påtalte forhold og således at forløbet bliver så konstruktivt som muligt. I den forbindelse anbefaler Ergoterapeutforeningen at du bruger tillidsrepræsentanten som bisidder til samtalen og som sparringspartner i forberedelserne hertil.

Efter samtalen skal det for både medarbejderen og arbejdsgiveren være klart:

• Hvad problemet er
• Hvad hhv. medarbejder og arbejdsgiver skal gøre for at løse problemet
• Hvilken tidsfrist der er sat til at løse problemet.

Dette vil typisk fremgå af et referat, eller af en eventuel advarsel.