Som offentligt ansat må man tåle, at der i et vist omfang kan kræves aktindsigt i oplysninger i ens personalemappe. Reglerne herfor fremgår af Offentlighedslovens §§ 2 og 16.
Nedenfor kan du læse om betingelserne for at få aktindsigt i oplysninger i din personalemappe, samt hvilke oplysninger der er omfattet af aktindsigten. Endvidere kan du læse om, hvordan TR kan hjælpe dig i forbindelse hermed.
Alle har ret til at begære aktindsigt i en offentlig ansat medarbejders personalemappe uden særlig begrundelse herfor.
Kun undtagelsesvist i tilfælde af mistanke om misbrug/chikane kan arbejdsgiveren kræve angivelse af begrundelse for begæringen om aktindsigt. Dette kan f.eks. være tilfældet, såfremt der kommer gentagne krav fra samme person(er), eller hvis der er mistanke om, at aktindsigt skal benyttes til lovovertrædelser eller anden misbrug. I så fald kan begæring om aktindsigt afvises
Begæring om aktindsigt skal besvares indenfor en frist af 10 dage.
Evt. (delvis) afslag skal begrundes.
Du har som medarbejder krav på at blive underrettet snarest om, at begæring om aktindsigt er fremsat, samt om hvem, der har fremsat anmodningen.
Din arbejdsgiver bør inddrage dig og give dig lejlighed til at fremkomme med dine kommentarer til den fremsatte begæring indenfor en kort frist inden der træffes afgørelse om aktindsigt.
Når der er truffet afgørelse om aktindsigt, skal din arbejdsgiver underrette dig om, hvilke oplysninger i din personalemappe der er udleveret.
Der kan ikke stilles krav om aktindsigt vedr. personalegrupper, men kun vedr. enkeltpersoner.
Såfremt kun en del af et dokument er undergivet reglerne om aktindsigt, skal den øvrige del fjernes, f.eks. ved udstregning, inden der gives aktindsigt.
Hvilke oplysninger kan der kræves aktindsigt i?
Navn og stilling
Uddannelse, efter- og videreuddannelse og arbejdsopgaver, dog kun aktuel og bagudrettet.
Deltagelse i tjenesterejser
Lønnens størrelse og sammensætning, men ikke begrundelser herfor
For ansatte i chefstillinger gives der herudover aktindsigt i oplysninger i vedkommendes personalesag om disciplinære reaktioner af advarsel eller derover, f.eks. ændring af arbejdsopgaver, afskedigelse eller bortvisning af disciplinære grunde, men kun i ansættelsesmyndighedens endelige afgørelse i sagen. Betegnelsen chef omfatter ledende ergoterapeuter på kontorchefniveau eller derover. Herved forstås ansatte i stillinger, som i henseende til bl.a. ledelsesbeføjelser, lønforhold (lønramme 36 og derover) og stilling i det administrative hierarki m.v. kan sidestilles med kontorchefer eller derover. Da lønramme 36 svarer til ca. løntrin 49 i henhold til gældende satser for amter, kommuner og H:S er det de færreste ledende ergoterapeuter, som opfylder dette krav. Disse oplysninger kan kun gives i indtil 2 år efter, at den endelige afgørelse herom er truffet. Den disciplinære overtrædelse skal være begået under ansættelse som leder/chef.
Hvilke oplysninger kan der ikke kræves aktindsigt i?
Personnummer, privatadresse og telefonnummer m.v.
Ansøgning fremsendt i forbindelse med ansættelse, herunder medsendte bilag, herunder oplysninger om eksamenskarakterer mv.
Vurderinger i forbindelse med ansættelser, aflønning, forfremmelser og afskedigelse
Oplysninger om fremtidige arbejdsopgaver og efteruddannelseskurser mv.
Strafferetslige forhold
Oplysninger om helbredsmæssige forhold og oplysninger om forskellige former for misbrug af rusmidler
Private og økonomiske forhold, herunder bankoplysninger, skatteoplysninger og oplysninger om restancer
Referater af medarbejdersamtaler
Hvad skal man som TR være opmærksom på?
Som TR skal du rådgive den pågældende medarbejder om, hvilke oplysninger i vedkommendes personalesag, som der kan gives aktindsigt i.
Herudover skal du påse, at den pågældende medarbejder:
- underrettes af arbejdsgiveren om, at der er fremsat begæring om aktindsigt i vedkommendes personalesag
- underrettes af arbejdsgiveren om, hvem der har fremsat begæringen
- får lejlighed til at fremkomme med sine kommentarer til den fremsatte begæring indenfor en kort frist
- underrettes om, hvilke oplysninger, der er udleveret.
Såfremt arbejdsgiveren giver aktindsigt i oplysninger, som ikke er undergivet retten til aktindsigt, skal TR hjælpe medlemmet med at protestere overfor arbejdsgiveren.
